丁仕臻
　　多年以来，许多环境优美、配套完善的小区如雨后春笋拔地而起，各大房产企业迅猛发展。物业企业在管理园区、房屋和配套设施设备工作中，积累了大量的文档资料，这类档案对于物业项目而言是至关重要的，需要长期规范保存。笔者结合自己从事多年物业资料管理的体会，就做好物业档案管理利用工作谈几点认识：
　　
一、物业管理档案的特点和价值。
　　根据《工业企业档案分类试行规则》分类要求，物业档案可分11个一级类目，根据业务量和档案性质来归纳二级类目，更是种类繁多，专业性很强，对物业档案专业管理，对物管企业具有十分重要的意义。一是完善的物业档案是物业企业管理服务全过程的全面真实的记录和反映；二是物业档案是物业企业与业主之间良性互动的记录和佐证资料；三是完善规范的物业档案资料，是物业企业及业主合法权益和积极利益的重要保证。
　　现在许多物业企业在物业管理中不注重档案资料的储存，导致数据缺失，尤其是在管理及档案人员调动之后无法查阅，给后期管理工作留下隐患。物业管理档案完整地记录了与物业项目有关的事务，任何一个方面缺失，都会导致各个环节受到影响，可以说牵一发而动全身。
　　
二、物业档案管理的现状
　　一是档案资料收集、记录不及时、不准确，在管理过程中存在口头指令的行为，以至于原始数据有遗漏、缺失。
　　二是档案管理人员在实际的档案管理过程中，不能够严格按照档案规范的要求进行档案文件的排序和组卷，整理出的文件也与卷内目录不相符，不利于后续档案资料的查询与使用。
　　三是档案借阅随意性较强，存在隐私外漏的现象，借出的档案按期归还，没有记录；部分业主个人信息资料被盗用，导致企业出现法律纠纷。
　　四是档案管理制度不健全，执行力不强，使管理制度流于形式，难以有效实现档案管理工作的制度化和规范化。企业对物业档案管理的投入较少，配套的档案设施设备也不齐全，没有专门的档案资料库。有些企业的部门档案都是自行管理，档案调动和借阅的过程中很容易造成档案流失。
　　五是物业档案从业人员任用随意，没有接受过专业的培训和学习，相关的档案管理流程与步骤不清楚，并且对档案工作的重要性和责任心认识不足，只停留于经验上。
　　六是物业档案数据缺失。物业档案资料的收集工作，需要通过有效的收集方法，并且物业档案需要经过长时间的整理与归档而来。档案借阅和调动过程中容易出现档案遗漏、丢失等现象，影响后续档案资料的利用。
　　
三、完善物业档案管理的几点建议
　　一是在物业档案管理过程中，要切实保护物业档案的安全，加强物业档案场所的安全方案，配备相应的防火防盗设施保证物业档案的安全。
　　二是建立起相关的档案管理制度，包括档案的归档、保管、利用等各项制度，落实档案管理人员的工作责任，并建立起动态管理的集中，加强管理全过程的实时监管，保证各个作业流程、工作记录都能够按照制度规定进行。在建立健全物业档案管理制度后，物业企业还需要严格执行。切实发挥制度的作用，提升物业档案管理的水平。
　　三是确保物业档案管理的规范性。在物业档案管理过程中，要严格按照相关的技术标准规范，采用科学的管理方式，保证档案的完整性及有效利用。
　　四是物业企业应当将物业档案管理作为物业管理的重要考评指标，落实部门工作的目标以及明确考核内容，建立起一套管理和考评制度。
　　五是提高档案管理人员的综合素质，要求档案管理人员都要掌握档案的收集、分类、整理、保管及查询等工作的流程与方法，并积极进行工作经验交流与学习，全面提高档案管理人员的素质。树立员工完善档案的意识。
　　六是运用智能化技术辅助档案管理。通过信息技术在物业档案管理中的运用，系统、有效地完成文件材料的起草、修改、删减、检索、打印、汇集等各类工作，能够长期保存，不会因为储存时间、地点发生变化而影响档案，减少人工操作，避免出错，提高工作效率。
　　(作者单位：日照城投资产运营有限公司）