管丽娜
　　公证档案是公证机构证明活动的真实记录，是国家档案的重要组成部分，具有重要的查考利用价值。公证档案是公证行业运行的基础和依据，是具有法定效力的证明材料，为预防和化解纠纷、处理案件等活动发挥证据作用，在维护当事人合法权益和保障公证效力上发挥着重要作用。保管、整理好公证档案是公证机构的重要任务。但从当前公证档案管理工作来看，还有诸多问题需要进行完善，如对公证档案管理工作重视程度低，公证档案管理制度不健全落实不到位等问题。对此，公证机构要完善公证档案管理规章制度并将规章制度落到实处，提高对公证档案管理的重视程度，充分发挥公证档案应有的作用。
一、公证档案管理存在的问题
　　（一）档案管理意识问题。对档案管理工作重视度低，现在社会上很多人包括公证机构内部对公证档案管理重视程度不足，公证档案储存管理并不能直接给单位进行增收，并且耗费人力物力财力，大部分公证机构对档案储存管理充满随意性、散漫性。
　　（二）档案储存问题。档案储存管理需要比较大的空间，档案储存室还需要配备必要的器材，占用很大一部分的办公场地，并且需有防火、防盗、防潮、防高温、防鼠、防虫、防光、防污染等硬性要求，大大增加了公证机构运营成本，很多公证机构以压缩公证档案储存空间，专业器材配备不足等手段降低运行成本。
　　（三）档案管理人员问题。公证档案储存管理需要专门并专业人员来进行整理归档及读取调查，使公证机构减少灵活性劳动力的占用。管理人员自身档案管理水平存在不达标、不专业的问题。
　　（四）档案管理手段问题。档案备份不足，公证纸质档案存储只备案一份，如果发生火灾、水灾等意外情况将会导致公证档案资料缺失，当事人的签名、指纹等原始资料将无法提取调查。
二、公证档案管理存在问题的解决途径
　　（一）建立健全公证档案管理规章制度。国家、社会、行业以及各公证机构需要建立健全完善的公证档案管理规章制度，要保证制度符合各公证机构实际情况，切实可行，并严格落到实处。通过立法立规的手段，增加公证机构对公证档案管理的重视程度。
　　（二）营造合格的公证档案保管和防护空间。各公证机构要建立合格的公证档案管理储存室，配备专业的档案柜、空调机等专业设备。定期对各种专用设备进行检查、维护和保养，要定期进行消虫灭鼠。保证公证档案材料安全。
　　（三）提升公证档案管理人员素质和能力。公证档案管理人员自身必须要具有档案和公证专业素养，具有良好的保密意识和服务意识。加强档案管理人员的专业学习培训，不断提高档案管理人员的专业素质和能力。在信息化的时代背景下，公证档案管理人员要顺应新时代发展的要求，适应新时代档案管理理论与实践的发展，积极利用现代化管理手段对公证档案进行规范化管理，将实体公证档案管理和计算机网络相结合，逐步实现公证档案电子化管理。
　　（四）对公证档案材料进行备份。对纸质版公证材料进行电子备份，在公证系统里面增加公证档案材料扫描版，对其进行电子储存，创新公证材料收集，使用电子签名、电子指纹等个人信息确认技术，电子材料和纸质材料双重保险，保障公证档案材料安全。
　　（五）做好公证档案的借调、查阅和保密工作。公证档案的特点之一就是利用率高，保密性强。当事人为维护自己的合法权益，在从事民事和经济活动中，诉讼过程中都需要查阅公证档案。公证机构办理的很多公证事项，如遗嘱、赠与、合同等，都有涉及商业机密或当事人个人隐私，具有很强的保密性。公证机构以外的个人和单位如法院、检察院进行公证档案调取查询，必须严格履行审批与登记手续，并做好交接记录，确保公证档案材料不泄露、不丢失。既要做好公证档案的借调和查阅工作，又要做好公证档案的保密工作。
　　因此，进一步完善公证档案管理制度，将传统纸质档案和现代电子信息技术相结合，符合公证档案管理工作新时代要求，顺应新时代发展潮流。一本公证档案的建立到完成的过程就是促进和维护和谐社会稳定的重要手段和途径。
　　（作者工作单位：日照市阳光公证处）